ترلو چیست و چگونه توسط آن مدیریت پروژه و تیم را انجام دهیم؟

ترلو چیست و چرا باید از آن برای مدیریت پروژه استفاده کرد؟ زمانی که شما کسب‌وکار خود را راه‌اندازی می‌کنید و برای رونق بخشیدن به این کسب‌وکار افراد مختلف را وارد میدان می‌کنید، مدیریت پروژه تبدیل به کاری دشوار می‌شود؛ بنابراین اگر از ابتدای مسیر برای زمان و انرژی خود برنامه‌ریزی نداشته باشید، در نهایت کسب‌وکار شما گره خورده و با مشکل مواجه خواهید داشت.

در حال حاضر ابزارهای زیادی برای مدیریت آنلاین پروژه‌های شرکتی، شخصی و یا بازاریابی اینترنتی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ اما به نظر می‌رسد که Trello یکی از قوی‌ترین این ابزارها است.

ترلو چیست

ترلو پلتفرم موردعلاقه افرادی است که وسواس زیادی را در مدیریت زمان و پروژه‌های خود به خرج می‌دهند. trello یک ابزار ارزان و مقرون به صرفه است. به علاوه استفاده از آن نیز بسیار آسان است؛ زیرا این نرم‌افزار از یک رویکرد کاملاً گرافیکی و کاربرپسند برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کند. شما می‌توانید کارها و پروژه‌های مختلف خود را در قالب کارت‌های مختلف تنظیم کرده و با یک نگاه دریابید که کدام کارها انجام شده یا در دست اقدام هستند. همچنین می‌توانید از مهلت باقیمانده برای انجام این کارها نیز مطلع شوید.

ترلو از نمای بسته

صفحه کاری ترلو همانند یک تابلوی سفید بزرگ است که شما بر روی دیوار دفتر کار خود برای نوشتن برنامه‌های روزمره‌تان نصب کرده‌اید. شما می‌توانید این تابلو را به قسمت‌های مختلف برای هر پروژه خود تقسیم کنید. در هر قسمت می‌توانید تعدادی کارت قرار دهید که بر روی آن‌ها اقدامات لازم برای هر بخش کار را سازمان‌دهی کرده‌اید. همچنین می‌توانید بخش‌هایی را به کارهای انجام شده یا به اتمام رسیده اختصاص دهید. در نتیجه در پایان هر بازه زمانی کارهایی را که انجام داده‌اید، با استفاده از ماوس به این کارت‌ها منتقل کنید.

ویژگی‌های اصلی ترلو

می‌توان گفت که به‌طور کلی چهار ویژگی اصلی در ترلو وجود دارد که در این بخش قصد داریم به هر یک از آن‌ها نگاه دقیق‌تری بیندازیم. نخستین ویژگی این است که می‌توانید به هر کارت رنگ مشخصی اختصاص دهید. در نتیجه می‌توانید هر رنگ را به مشتری مشخص یا یک دسته‌بندی خاص اختصاص دهید. ویژگی اصلی دوم ترلو این است که می‌تواند با نمایش عکس پروفایل کاربر در کنار کارت، با یک نگاه به شما بگوید که انجام وظایف مربوط به این کارت بر عهده چه کسی است.

علاوه بر این شما می‌توانید افراد را به یک کارت دعوت کنید تا بازخوردهای خود را در آن کارت به اشتراک بگذارند. یا اینکه بتوانند ساعت‌های کاری و روزهای مرخصی خود را تعیین کرده و به اطلاع سایر افراد حاضر در تیم برسانند. علاوه بر اینکه می‌توانید هر شخص را موظف به انجام یک کار در کارت کنید، می‌توانید برای این کارت تاریخ سررسید تعیین کنید. به این ترتیب با نزدیک شدن به این تاریخ و ساعت، برای فردی که وظایف به او محول شده است یک یادآوری ارسال می‌شود. همچنین به‌روزرسانی‌های یک کارت به اطلاع تمامی افراد حاضر در آن کارت خواهد رسید.

ویژگی دیگر ترلو این است که می‌توانید پس‌زمینه صفحه Trello را به سلیقه خود تغییر دهید. برای این کار می‌توانید از پیش‌فرض‌های ترلو استفاده کرده یا اینکه به سلیقه خود تصویر را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید لگوی شرکت خود را بارگذاری کرده و به این ترتیب هر برد را برای خود شخصی‌سازی کنید. در نهایت اینکه شما می‌توانید با استفاده از Trello به راحتی کارت‌ها را میان بردهای مختلف منتقل کرده یا آن‌ها را کپی کنید. همچنین می‌توانید در انتهای کار تمامی کارت‌ها و بردها را به همراه فایل‌های پیوست شده به آن‌ها بایگانی کنید.

چگونه می‌توان در ترلو یک برد جدید ساخت؟

برای این کار ابتدا باید یک صفحه جدید اضافه کنید. برای ایجاد صفحه جدید باید پس از ورود به سیستم از گوشه سمت راست بالای صفحه گزینه + را انتخاب کرده و از فهرست ظاهر شده، ساختن برد جدید یا Creat New Board را انتخاب کنید. پس از این کار از شما خواسته می‌شود که به این برد یک نام، یک سطح حریم خصوصی و یک بک‌گراند اختصاص دهید. اگر از قبل برای کار خود یک تیم تشکیل داده‌اید، می‌توانید این برد را به آن تیم اختصاص دهید.

نکته‌ای که باید درباره سطح حریم خصوصی بدانید این است که اگر برد خود را عمومی بگذارید، این برد توسط موتورهای جستجو ایندکس گذاری می‌شود. در نتیجه هر کسی از طریق موتورهای جستجو و نتایج ارگانیک می‌تواند به راحتی به برد شما دسترسی داشته و از برنامه‌های کاری شما مطلع شود؛ بنابراین حتماً باید در ترلو یک رمز عبور برای خود اختصاص داده و سطح حریم خصوصی را روی Private تنظیم کنید.

چگونه می‌توان در ترلو یک لیست جدید ساخت؟

پس از ساختن برد نوبت به ساخت یک لیست می‌رسد. شما می‌توانید با توجه به نوع کار خود لیست‌ها را به شکل دلخواه سامان دهید؛ اما رایج‌ترین کار این است که آن‌ها را بر اساس مراحل انجام کار خود یا پروژه‌های در دست انجام مرتب کنید. به این ترتیب می‌توانید لیست‌هایی با عنوان کارهای در دست انجام، انجام شده و آینده داشته باشید یا اینکه هر لیست را با عنوان پروژه نام‌گذاری کنید. برای ساختن لیست جدید باید بر روی گزینه Add a list کلیک کرده و پس از تایپ کردن عنوان لیست، آن را ذخیره کنید. این کارها را می‌توانید برای ساختن هر تعداد لیست موردنیاز تکرار کنید.

چگونه در ترلو یک کارت جدید ایجاد کنیم؟

پس از انجام این کارها زمان آن فرا رسیده که یک کارت جدید ایجاد کنید. عناصر مختلفی که می‌توانید به کارت اضافه کنید، آن را به یک ابزار قدرتمند برای سر و سامان دادن به کارهای شما تبدیل کرده است. برای ساختن یک کارت جدید در یک لیست باید گزینه Add a Card را در آن لیست انتخاب کنید. حال عنوان و توضیحات مربوط به کاری که قرار است در آن کارت انجام شود را اضافه کرده و بر روی دکمه سبز رنگ Add کلیک کنید. اگر می‌خواهید چندین کارت را به یک لیست اضافه کنید، باید برای هر یک این مراحل را به‌طور جداگانه انجام دهید.

قابلیت‌های نهفته در درون یک کارت ترلو چیست؟

زمانی که یک کارت را ایجاد کرده و آن را باز می‌کنید، گزینه‌های مختلفی پیش روی شما قرار می‌گیرد که در ادامه درباره آن‌ها صحبت می‌کنیم.

اختصاص سایر کاربران

اگر تیمی را برای انجام کارهای خود تشکیل داده‌اید، می‌توانید به هر کارت یک شخص را برای انجام وظایف درون آن اختصاص دهید. برای افزودن یک شخص به کارت باید بر روی گزینه Members کلیک کرده و روی پروفایل شخصی که می‌خواهید به کارت اضافه کنید، کلیک کنید. می‌توانید با دو بار کلیک بر روی پروفایل شخص موردنظر، او را از کارت حذف کنید.

افزودن یادداشت‌ها و پیوست‌ها

نوشتن یادداشت هم برای یادآوری نکات مهم به خودتان و هم برای گوشزد کردن اصول کار به شخصی که کارت به او محول شده است، لازم است. برای این کار می‌توانید درون کارت نکات مهم را یادداشت کرده یا لینک وب‌سایت‌های موردنظر خود را قرار دهید. باید بدانید که لینکی که در عنوان کارت قرار می‌گیرد، قابل کلیک کردن نیست. برای بارگذاری پیوست‌ها یا قرار دادن لینک‌ها باید از قسمت یادداشت‌ها استفاده کنید. اگر تصویری را به کارت اضافه کرده باشید، این تصویر بر روی کارت نمایش داده خواهد شد.

اضافه کردن تاریخ و زمان سررسید

می‌توانید برای انجام کارهای مختلف خود ددلاین مشخص کنید. با نزدیک شدن به این تاریخ یا زمان و یا منقضی شدن آن، ترلو هشدارهایی را برای شما ارسال خواهد کرد.

افزودن برچسب‌های رنگی

می‌توانید به کارت‌های مخصوص به یک مشتری برچسب‌هایی را با رنگ مشخص اختصاص دهید. همچنین می‌توانید این کار را برای کارهایی که باید به‌طور هم‌زمان تحویل داده شوند، انجام دهید. ترلو این امکان را برای شما فراهم کرده که به تعداد دلخواه به کارت‌ها برچسب اضافه کرده و آن‌ها را به دلخواه خود ویرایش کنید.

افزودن نظرات

اگر افراد مختلفی به یک کارت دسترسی داشته باشند، می‌توانند نظرات خود را بر روی این کارت اعلام کنند. اگر می‌خواهید از سوی ترلو اعلانی در رابطه با نظر شما برای شخص خاصی ارسال شود، باید نام کاربری او را به همراه @ در نظر خود قید کنید.

انتقال، کپی، مشاهده و بایگانی کارت‌ها

شما می‌توانید به سادگی و با حرکت ماوس این چهار اقدام را بر روی کارت‌های مختلف انجام دهید. همچنین برای انجام این کارها گزینه‌هایی در اختیار شما قرار گرفته است. به عنوان مثال با انتخاب گزینه Move می‌توانید کارت‌ها را میان بردهای مختلف جابه‌جا کنید. با استفاده از این گزینه تمانی محتویات کارت مانند توضیحات، نظرات و پیوست‌ها نیز به همراه آن منتقل خواهند شد.

گزینه Copy تقریباً عملکردی مشابه با Move دارد. با این تفاوت که با این عمل کارت به‌طور کامل جابجا نمی‌شود. فقط کارت و محتویاتش در مکان دیگری غیر از مکان اصلی کپی می‌شوند. با استفاده از گزینه watch می‌توانید با شخص دیگری که کارتی بر روی تابلو دارد، ارتباط برقرار کنید. به عبارت بهتر می‌توانید کارت‌های او را تماشا کرده و بدون اینکه خودتان در این کارت‌ها شرکت کنید، نظرات خود را ارائه دهید. این حالت به عنوان حالت lurker نیز شناخته می‌شود.

گزینه بعدی گزینه Archive است. باید بدانید که در ترلو چیزی به عنوان حذف یا delete وجود ندارد. برای حذف یک کارت، برد یا لیست باید آن را بایگانی کنید. به این ترتیب کارت، لیست یا برد موردنظر شما از صفحه اصلی ناپدید خواهد شد اما هر زمان که به آن نیاز پیدا کردید، به راحتی قابل برگشت است.

ترلو به جز مدیریت پروژه چه کاربردی دارد؟

برای اینکه بتوانید از سایر کاربردهای Trello اطلاع پیدا کنید، بهتر است سری به صفحه Trello inspection بزنید. در این صفحه ایده‌هایی برای کار با ترلو‌ برای شما فراهم شده است. به عبارت بهتر ترلو‌ می‌تواند به عنوان ابزاری برای نظم بخشیدن به انواع کارهای روزانه شما مانند برنامه‌ریزی درسی مورد استفاده قرار گیرد.